社長ブログ

会議で質問が出ない・・・

わが社では月に1回幹部が集まり会議をしている。この会議は「部門長会議」と呼び、各部門の数字のチェックをしたり、お客様情報を共有している。

会議で各幹部から報告があり、その後それに対する質疑応答をする。
「それでは、何か質問、意見のある方はお願いします」というと、
「・・・・・・・」となる。よくある光景である。
しかし、これは無理もないことである。「質問ありますか」と言われてすぐにその場で質問ができるというのは、かなりレベルが高いことである。では事前に質問を用意するようにといっても、会議資料が出てくるのがギリギリになってしまうため、そこまでの時間がない。

そこで、今のままではいけないと考え、新しい方法を考えた。それは、幹部からの報告終了後３分間時間を取り、その間に質問を考えてもらうという方法である。「では質問意見を考えてください、時間は３分です。ヨーイスタート」と言ってストップウォッチを押す。３分後、「ではＡさんからお願いします」と言って始める。質問意見を述べる順番は事前に決めておく。実際にやってみると、スムーズに質問タイムが始まり、途中で間が空いてしまうこともない。まったり感がなくなり、テンポが出てきた。

ちなみに各自の質問、意見タイムも３分間。質問した相手の回答時間も含めて３分間である。なので、重要な質問が先に出て、どうでもよいものは出てこない。そしてきっちり時間通りに終わる。

ポイントは「終りの時間を決める」事と、「今と同じやり方ではだめだ」と言うことに気づくこと。出来ない社員が悪いのではなく、「出来るようにしない社長が悪い」ことに気づかされた一件であった。